Eşref Atak

Yaptığım 3 yıllık araştırma, onlarca sunum ve projeden sonra artık ülkem insanına güzelim PDF’i anlatmanın bir görev olduğuna karar verdim. Ülkemizde PDF (Portable Document Format) çoğunlukla e-kitap olarak bilinir. Bir siteye girer, ücretsiz (!) kitapları tıpkı bir Word gibi bilgisayarımıza kaydeder, belki bir arkadaşımıza gönderir, vakit buldukça okur, belki yazdırır en nihayetinde sileriz. Bir yaşam döngüsü olarak baktığımızda PDF, hemen her açıdan tam bir e-kitap canavarıdır. Bu yüzden olsa gerek, ülkemizde PDF’ler sadece e-kitap yönüyle bilinir. Fakat, dünyada PDF’in farklı bir kullanım alanı daha vardır ki PDF’i asıl rakipsiz kılan özellikleri ve avantajları orada ortaya çıkar: formlar. İşte bu yazımda bir form teknolojisi olarak Adobe PDF’in avantajlarına değineceğim. Burada form derken kastımız, kullanıcısına ister web üzerinden indirtilen, ister e-posta yolu ile gönderilen isterse yazdırılan formlardır.

Dünyada formlar için PDF çok yaygın olarak kullanılmasına rağmen, ülkemizde geçelim e-form olarak kullanmayı, klasik metinden oluşan dökümanlar için bile ISO standardı olmayan ve ücretli okuyucuyu şart koşan biçimler kullanılıyor: Microsoft Office Word, Excel, Powerpoint… gibi. Bu durum maalesef ülkemizdeki Microsoft hegemonyasından ve tekelinden kaynaklanıyor ki bu konuyu başka bir yazıya havale ederek asıl konuya giriyorum…

İşte Adobe PDF’in özellikleri ve avantajları:

1) Çevrimdışı (ing: offline) çalışabilir. Yani kullanıcı PDF olarak hazırlanmış bir formu bilgisayarına indirdikten sonra interneti olmasa da bu formu açıp kullanabilir, doldurmaya devam edebilir, formu doldurması için gereken açıklamaları hatta varsa resim veya ek dökümanları okuyabilir. Üstelik formda canlı barkod bile olabilir. Web formlarında ise bunların hepsi yalnızca internet varken yapılabilir. Kullanıcı işini o anda tek seferde halletmek zorundadır ki doldurması çok uzun süren sınav başvuru belgesi ve kredi başvuru formu gibi formlarda bu durum kullanıcıya ciddi zorluk çıkarmaktadır. Çünkü mevcut web form teknolojik altyapısı kullanıcının ya üye olmasını yada işini hemen tek seferde halletmesini beklemektedir.
2) Esnek ve prestijli bir yatırımdır. Az sayıda insanın değil binlerce hatta milyonlarca insanın veri göndereceği form uygulamalarında formun hangi teknolojiyi kullandığı çok önemlidir. Örneğin, resmi yönü de olan dijital formlarda ıslak imzanın da çoğu zaman zorunlu olduğu hesaba katılırsa bu formun barkod desteğinin de olması gerekir ki kuruma ulaşan formdaki veriler insan müdahelesi olmadan otomasyonla kurum veritabanına aktarılabilsin. Hatta e-imza özelliği olmalıdır ki adliye işlemleri daha hızlı yürüyebilsin. İşte bilgi güvenliği (DRM), e-imza, barkod… gibi modern teknolojinin artık zorunlu koştuğu ihtiyaçların hepsi için Adobe PDF yeterlidir.  

3) Hızlıca veri toplanabilir. Eğer kısa zamanda bazı verilerin dijital ortama aktarılması gerekiyorsa ama bunun için bir veritabanı veya kodlama zamanı veya kaynağı yoksa bu noktada PDF biçilmiş kaftandır. Zira PDF, doldurulan verileri .pdf uzantılı binary dosyanın içerisinde XML hiyerarşisinde tuttuğundan, form kaydedildiği anda istifli bir şekilde dijital ortama aktarılmıştır bile. Veritabanı bilahare hazırlandıktan sonra bu formlar Adobe LiveCycle uygulama sunucusuna toplu halde verilecek veritabanına aktarılabilir. Üstelik; formun kullanıcı tarafından geçici olarak kaydedilmesi, formla gelen başvurunun kurum içerisinde ast-üst onaylarından geçmesi gibi süreçlerde PDF formu veritabanına ihtiyaç duymaz. Yalnızca başvurunun onaylandığı son aşamada veritabanına ihtiyaç duyduğundan veritabanı sistemlerinin üzerinde yük oluşturmazlar.

4) Uzun vadeli bir ISO standardıdır. PDF uzun yıllardır ISO PDF adıyla bir ISO standardı olduğundan, kurumlar eğer verilerini PDF olarak tutuyorlarsa denetlermelerden kolayca ve sorunsuzca geçerler. Bu sandart sayesinde, uzun yıllar sonra bile (örn 100 yıl) bu dökümanları açabilirsiniz. Bunun en bariz örneği, PDF’in ilk çıktığı zamanlarda oluşturulmuş bir PDF dosyasını bugün bile çift tıklayarak açabiliyoruz. Diğer teknolojilerde ise en çok birkaç yıl sonra dökümanlar eskiyip geçerliliğini yitirmekte ve yeni sürümler onu açamamaktadırlar.

5) Platform bağımsızdır ve ücretsiz kullanılabilir. PDF olarak hazırlanmış bir form bir exe masaüstü uygulaması gibi Windows’a bağımlı değildir. Form istenilen zamanda herhangi bir işletim sisteminde (Mac, Linux, Windows…) açılıp doldurulabilir bu veriler web servis ile hatta doğrudan veritabanı bağlantısı ile kurum sistemine ulaşabilir (ODBC vb). Benzer şekilde, PDF olarak hazırlandığı için kullanıcılar bu dökümanı veya formu açıp okumak veya doldurmak için Microsoft Office’in aksine hiçbir şekilde paralı bir okuyucu satın alıp kurmak zorunda değillerdir. Kullanıcıya hiçbir ek yazılım aldırtmayan ve istediği işletim sistemini kullanma özgürlüğü sunan PDF, son kullanıcı, müşteri veya vatandaş için en insaflı teknolojidir. Platform bağımsızluk konusunda son bir konu; PDF formları ve dökümanları dünyadaki hemen tüm modern cep telefonlarında okunabilir. 

6) E-posta eki olarak atılabilir. Günümüzde herkesin bir e-posta adresi olduğunu ve kullanıcılarımza çoğunlukla e-posta ile ulaştığımızı hesaba katarsak onları portalimize veya internet şubemize giriş yapmaya zorlamadan basit bir e-posta ekiyle bilgi talep edebiliriz. Üstelik, kişilere gönderilen bu formların içerisindeki gizli okunamaz özel hanelere sakladığımız müşteri numarası gibi ayırt edici özel bilgiler sayesinde formu hangi kullanıcının doldurduğunu basitçe anlayabiliyor ve onları Gelen Kutusu’ndan koparmadan işlerini halletmelerini sağlıyoruz. Tıpkı diğer Adobe ürünlerinde olduğu gibi PDF’te de birincil muhatabın kullanıcı olduğu hesaba katılarak ve hep onun konforu düşünülmüştür. 

7) Mizanpaj hazırlamak kolaydır, heryerde aynı görünür ve çalışır: Klasik CSS ve Javascript ile hazırlanmış web formların aksine PDF formlar istisnasız her bilgisayarda piksel-piksel aynı şekilde görünür, mizanpajını korur (ing: layout) veri geçerlilik denetimi gibi kodlar sorunsuz şekilde çalışır. Web formlarını hazırlarken yaptığımız gibi türlü türlü tarayıcılarda sınayıp doğru çalışıyor mu kontrol etmeye gerek yoktur. Çünkü, PDF’ler Adobe Reader isimli ortak ve tek bir istemci yazılımda açıldığından ve ortada söz konusu bir sürü tarayıcı değil yalnızca bir tek yazılım (Adobe Reader) olduğundan bir bilgisayardaki Adobe Reader’da sorunsuz çalışan form diğer bilgisayarlarda da kesinlikle aynı şekilde ve sorunsuz çalışır. Üstelik Adobe Reader yazılımı ücretsiz olduğundan ve dünyada internete bağlı bilgisayarların %98′inde kurulu durumda olduğundan, insanların PDF’i açıp doldurmak için ek herhangi bir yazılım indirip kurmalarına gerek yoktur (Office’in aksine). Kalan %2′lik dilimde ise üçüncü parti başka şirketlerin okuyucu yazılımlarının olduğuna emin olabiliriz. Örneğin Mac’te Preview isimli yazılım.

Adobe’ye bağımlı değilsiniz. PDF’in teknolojik ayrıntıları XML ile ayrıntılı olarak dünyaya ilan edildiğinden bir ISO standardı olabilmiştir. Bu iki sebepten yani XML ve ISO unsurundan dolayı dünyada PDF üzerinde teknoloji geliştiren binlerce farklı şirket daha vardır. Bunun anlamı, birgün Adobe dükkanı kapatıp kepenkleri indirse bile piyasada var olan ve var olacak üçüncü parti birçok yazılım şirketi ile işinizi halledebileceksiniz.

9) Yazdırma özellikleri mükemmeldir. Yine klasik sıradan web formların aksine PDF’te hazırlanan her form daha baştan yazıcı için uygun olarak şekillenmektedir. Zira, PDF formları hazırlamak için kullanılan Adobe LiveCycle Designer ismindeki Acrobat ile birlikte kurulu gelen yazılım, biz formu daha ilk tasarlarken yazıcı unsurlarını da hesaba katarak bizi bilgilendirip yönlendirmeye başlar.

Ve bu yazılımın sunduğu özellikler sayesinde web formlarında bir hayal olan, ilk sayfa yatay yazdırılsın sonraki sayfalar dikey yazdırılsın, tablo başlıkları her sayfada görünsün, bir metin kutusuna görünen alandan fazla bilgi girilemesin, kaydırma çucukları çıkmasın, kimlik numaraso 11 haneli olsun gibi işlemleri yapmak PDF ile çok kolaydır. Dediğimiz gibi, PDF ilk olarak bir e-kitap teknolojisi olarak başladığından, PDF ile yola çıktıysanız yazıcı sizin için hiçbir zaman sorun olmayacaktır. Zira, PDF arkasında PostScript teknolojisini ihtiva eder.

10) İçine döküman, dosya, video vb gömülebilir. Bu özellik, başka hiçbir döküman/form teknolojisinde yoktur; dökümanın yada formun yanına dosya eklemek. Adobe tarafından Portfolyo olarak tabir edilen bu özellik sayesinde kullanıcılarımıza örneğin bir iş başvuru formu gönderirken beraberinde kurumumuzun tanıtım videosunu, İK politikalarını, sözleşme örneğini vs gönderebilir. Üstelik, ister video olsun ister kocaman bir form, insanların bunları açıp okuması ve kullanması için bilgisayarına ek hiçbir yazılım kurmasına gerek yoktur. Adobe Reader bu işlerin hepsi için kullanıcımıza yeter. Hatta, kullanıcılarımıza üç boyutlu bir Autocad tasarımı gönderdiğimizde bu tasarımı evirip çevirip inceleyebilmesi için bilgisayarında Autocad bile kurulu olmasına gerek yoktur. Zira, dünyadaki hemen her dosya biçimi PDF’e dönüştürülebilmektedir. Bu ise, kurum içerisinde hangi dosya biçimi ile çalışıyorsanız çalışın (.psd, .swf, .cad, .xlsx) ister portfolyo olarak isterseniz tek parça döküman olarak bunu iç veya dış alıcı kullanıcılara ileterek sorunsuz ve garantili şekilde kullanabilmelerini sağlayabilirsiniz.

PDF hakkında daha ayrıntılı bilgi için blogun LiveCycle/PDF bölümünü ziyaret edebilirsiniz.

İlgili diğer yazılarım:

E-imzanın ıslak imzaya göre avantajları