>
Bu yazıda, LiveCycle Process Management’in özellikleri hakkında soru-cevap şeklinde bir derleme yapıyoruz. Hangi özellikler olduğu başlıklar halinde listelenecektir. Bir süreç yönetimi yazılımı satın almak isteyen şirketler, LiveCycle veya alternatifi hangi süreç yönetimi yazılımı çözümünü tercih edeceklerine karar verirken bu listeden faydalanmak isteyebilirler. Bu yazı, SAP kullanan ve SAP’nin kendi süreç yönetimi modülünü mü yoksa alternatif başka bir süreç yönetimi çözümünü mü satın alacaklarına karar vermeye çalışan bir müşterimizin sorduğu sorulara yanıtlar şeklinde derlenmiştir. Tedarik yönetiminin bir parçası olarak teklif toplama işlemleri için LiveCycle alternatifi değerlendirilmiştir. Yani, gerçek dünyadan bir listedir. Burada LiveCycle ile ilgili belirtilen özelliklerin LiveCycle’ın yeni sürümlerinde değişebileceğini lütfen hesaba katalım. Bu yazı hazırlandığında LiveCycle ES2 sürümündeydi. Hakkımda sayfasında da belirttiğim gibi, bu kişisel blogumdur. Dolayısıyla, yazılarımdaki bilgiler bir vaad değildir ve çalıştığım kurumları bağlamamaktadır.
Tarih: 2 Aralık 2009
Arayüz ve süreç akışı ile ilgili tanınan imkanlar
Süreç akışları GUI ile yaratılabiliyor mu? İşlemlerin ne kadarı için kodlama ve / veya properties tablerde dolaşmak gerekli?
LiveCycle’da süreç akışları GUI ile oluşturuluyor. Veritabanında kayıt çekmek için SQL’ler yazılması ve bazı ekstem durumlar için kod yazılması gerekiyor. Ancak GUI süreç tasarımı için yeterli.
Süreçler, ogranizasyon yapıları, data objeleri v.b. copy-paste veya benzeri bir yöntem ile çoğaltılabiliyor mu?
LiveCycle’da süreç tasarımında copy paste yöntemi kullanılabiliyor. Hazırlanan bir süreç aktive edildiğinde bir servis haline geliyor ve istendiği diğer süreçler içinde kullanılabiliyor. Ayrıca süreçlerin versiyonlaması yapılabiliyor.
Süreçler tamamen scriptle yaratılabiliyor mu? (Süreç yaratma API üzerinden oluyor mu?)
Hayır. Ancak oluşturulan süreçler aktif hale getirildiğinde bir webservice haline geliyor. Bu webservice kullanılarak süreç başlatılıp sonuç döndürülebiliyor. API üzerinden süreç tasarımında kullanılan componentlerin kullanılması da mümkün.
Control flow’un içine loop koymak mümkün mü?
LiveCycle’da süreçlerin içinde looplar oluşturmak mümkün.
If –then-else akışları için tek parametre evet-hayır mı yoksa süreçler değişkenle götürülebiliyor mu?
Süreçler farklı değişkenlere göre devam ettirilebiliyor.
Süreç “geliştirmecisi” tarafından süreç akışlarında yapılan değişiklik tanımları takp edilebiliyor mu?
LiveCycle Workbench geliştirmeler için ortak bir platform olarak kullanılıyor. Bu platformdan süreler içinde kullanılan formların tasarımının yapıldığı Designer’a ulaşmakta mümkündür. LiveCycle Workbench veya LiveCycle Designer bir geliştirmeci tarafından kullanılıyorken ikinci bir geliştirici aynı süreç/form’da değişiklik yapamazken sadece görüntüleme yapabiliyor. Her ikisinde de versiyonlama bilgisi saklanıyor.
Süreç akışı değiştiğinde önceki süreçlere dair veriler erişilebilir şekilde depolanmış olarak kalıyor mu?
LiveCycle’da süreçte değişiklik yapılsa da önceki versiyonlara ilişkin bilgiler saklanıyor.
Bir sürecin içinden başka bir süreç tetiklenebiliyor mu? Tetiklenen sürece parametreler transfer edilebiliyor mu?
Bir süreç aktif hale getirildikten sonra web servisi / SOAP haline geliyor ve diğer süreçlerin içinde kullanılabiliyor. Bu şekilde bir süreçten diğerine parametre transferi yapılırke diğer süreçten gelen output bilgisi ile mevcut süreç devam ettirilebiliyor.
Yarıda kalan süreçler aşağıdaki durumlar sonrası kaldığı yerden devam edebiliyor mu?
o Sistem çökmesi sonrası
o Sürecin yeni versiyona geçmesi sonrası
LiveCycle’da süreçte değişiklik yapıldıktan sonra yeni başlatılan işler ve süreçte değişiklik yapılan noktaya ulaşmamış işler değiştirilmiş sürece göre devam ederken, değişilik yapılan noktayı geçmiş işler aynen devam ediyor. Sistem çökmesi halinde yarıda kalan işler kaldığı yerden devam edebiliyor. İstenirse admin tarafından admin arayüzü kullanılarak işlerin manuel yönlendirilmesi ya da hangi işin hangi aşamada olduğunun izlenmesi imkanı da mevcuttur.
Seri ve paralel onay sistemi yapılabiliyor mu?
Süreç içinde dallanmalar yapılabiliyor. Bu dallanmalar senkron/asenkron tanımlanabiliyor. Sürecin bir sonraki aşamaya geçmesi için her iki koldan onay alınması gerektiği gibi tek bir koldan onay alınmasının yeterli olabileceği gibi ayarlamalar da yapılabiliyor.
Süreçler paralel gidebiliyor mu? (Örneğin bir süreçte set edilen değişken iki süreci etkilemesi gerektiğinde faydalı olacaktır)
Süreçler birbirlerinin içinde kullanılabiliyor. Bu sayede bir süreç başladığından diğer süreç tetiklenip bu süreçten gelen bilgi ile devam ettirilebilir.
Formdaki herhangi bir bilgiye göre akış yönlenebiliyor mu?
Formda bulunan bilgilere göre ya da kullanıcının tercihlerine göre akış yönlendirilebilir.
Yaratılan iş süreçleri tanımlarının farklı organizasyonlarda cataloglanması tanımlanması kolay mı? (Cataloglama) Örn: Yerli satınalma, Dış satınalma, Holding Talep Yönetimi
Sistemde kategoriler oluşturulup süreçlerin farklı kriterlere göre gruplanması mümkündür. Ayrıca istendiğinde bir süreç bir kategorinin altından diğerine kopyalanıp taşınabilir.
Uyarı sistemleri
Sistem mail atabiliyor mu? Veya alternatif uyarı mekanizması mı kullanıyor?
Sistemde email entegrasyonu var. Mail atabiliyor, gelen mail ile ilgili süreç başlatılabiliyor. Süreç tasarımı esnasında herbir kullanıcı için reminder veya escalation süreleri tanımlanabiliyor. Bu sürelere göre kullanıcıların emaille uyarılması sağlanabiliyor.Ayrıca LC Workspace ES2 için iPhone ve Blackberry uygulamaları da mevcuttur.
Triggered (time-delay) yapabiliyor mu?
Evet.
Maillerde birden fazla alıcı CC v.b. direk olarak yetki / organizasyon tanımlarından yapılabiliyor mu?
Yetki ve organizasyon tanımlarının bir veri tabanından okunması halinde gönderilecek kullanıcıların tespit edilerek gönderim yapılması mümkündür.
Mail içeriği programmatik kontrol edilebiliyor mu (Subject, body, embedded hypertext link)
Süreçten gelen bilgilere göre gönderilecek mail içeriği düzenlenebiliyor.
Scheduled job tanımlanabiliyor mu? (Örn: Onayı 2 günden fazla bekletenlere 3 er saat ara ile uyarı maili gitmeli)
Reminder ve escalation tanımlamaları yapılabiliyor.
FAX ile tetikleme yöntemi mevcut mu?
Faks entegrasyonu imkanı mevcuttur.
Formlar
İş akışı içine form embed edilebiliyor mu?
LiveCycle iş akışları flash arayüzler üzerinden gerçekleştirilebileceği gibi pdf formlar üzerinden de gerçekleştirilebiliyor. Süreçte tanımlanan yetkilere göre kullanıcılar süreçlere istedikleri formatta dosyalarda attach edebilirler.
Form üzerinde yapılan değişiklikler word change tracking gibi değişikliklere izin veriyor mu? (Değişikliklerin highlight edilmesi, değişikliklerin versiyonlaması ve değişiklik timestampi / yapan kişi ismi olması, approve fonksiyonu olması)
Designer üzerinde geliştirilen formlar üzerinde yapılan her türlü değişiklik ayrı versiyon olarak saklanıyor. (Değişikliği yapan, değişiklik timestampi bilgisi ile)
Digital signature kullanılabiliyor mu?
PDF formların kullanıldığı süreçlerde digital signature kullanma imkanı da vardır.
Döküman yönetimi
Akışlar döküman taşıyabiliyor mu?
Süreçlere istenen formatta doküman attach edilebiliyor. Bu dokümanların kullanım yetkisi de ekleyen tarafından tanımlanabiliyor.
Dökümanlar versiyonlanabiliyor mu? Eski versiyonlar tutuluyor mu?
Designer üzerinde geliştirilen formlar üzerinde yapılan her türlü değişiklik ayrı versiyon olarak saklanıyor. (Değişikliği yapan, değişiklik timestampi bilgisi ile)
Formlar şu özellikleri destekliyor mu? (Checklist, radiobutton, dropdown ….)
Form tasarımında ihtiyaç duyulan her türlü özellik destekleniyor. Ayrıca çok hızlı form tasarımına imkan sağlıyor.
Süreçlere view / edit yetkisi tanımlanabiliyor mu?
Evet.
Dökümanlar attachment olarak taşınabiliyor mu?
Evet.
Organizasyon yapısının yazılım içinde modellenebilmesi
Organizasyon ve rol hiyerarşileri ayrı bir boyutta modellenebiliyor mu? (SAP den organizasyon şeması ve pozisyonları alınabiliyor mu? Kişinin görevleri SAP den okunabiliyor mu? Örn: Masraf Girebilme, Harcırah Onaylama, Talep Açabilme, 50 YTL ye kadar satınalma talebi açabilme )
Sistemin LDAP ve Active Directory desteği vardır. Bu şekilde dış kaynaktan gelen kullanıcı bilgileri ile işlem yapılabileceği gibi kendi içinde de kullanıcı tanımlanabilir, hybrid olarak dış kaynaklı sistemle birlikte kullanılabilir. Farklı veri tabanlarından kullanıcı yetkileri okunup buna göre yetkilendirme sağlanabilir.
Yetkilendirme rol bazında yapılabiliyor mu (yoksa her kullanıcıya özel mi tanımlanıyor)?
Yetkilendirme kullanıcı bazında yapılıyor. Farklı veri tabanlarından kullanıcı yetkilerinin okunup sürecin buna göre yönlendirilmesi de sağlanabilir.
Roller inheritence ve kompozit rol gibi fonksiyonları destekliyor mu?
Farklı veri tabanlarından kullanıcı yetkilerinin okunup sürecin buna göre yönlendirilmesi sağlanabilir.
Rollerin yetkilendirmesi merkezi bir ekrandan mı olmak zorunda yoksa yetkiler dağıtık yetkilendirme mümkün mü? Dağıtık yetkilendirme mümkün değilse yetki devri mümkün mü?
Gruplama mantığı ile bir kullanıcıya farklı görevler atanması ve kişinin farklı organizasyonlarda farklı görevlerle rol alması mümkündür.
Formdaki alanlar gruplandırılıp akışa göre girişi yetkilendirilebiliyor mu?
Form içinde subformlar tanımlanıp süreç içinde view /edit yetkilendirmesi yapılabilir.
Sistemsel altyapı
Veri hangi alternatif sistemler üzerinde hangi formatta tutuluyor? Text / CSV / DB (SQL Server v.b.)
Veriler veri tabanında saklanıyor. JDBC driver’ı olan her türlü veritabanının kullanımı mümkündür. (MS SQL, MySQL, Oracle…)
Yedekleme ile ilgili bir çözüm var mı ve yedekten geri dönüşü için ne kadar işyükü / süre gerekiyor?
Yedekleme ile ilgili otomatik bir çözüm yoktur. Sitemin çökme nedenine bağlı olarak geri dönüş süreleri farklılık göstermektedir.
SAP entegrasyonu online olabiliyor mu? (Webservice)
Web Service ile SAP entegrasyonu test edildi.
SAP entegrasyonu batch ile olabiliyor mu?
Teknik olarak mümkün.
Bağlanılacak sistemler connection olarak tanıtılabiliyor mu?
Evet.
Arayüzler ve entegrasyon
Arayüz web ise AJAX teknolojisi kullanılmış mı?
LiveCycle’da web arayüz teknolojisi Flash, PDF ve AJAX tabanlıdır. Ve bu seçenekler arası otomatik dönüşüm/üretme mümkündür.
Checklist, radiobutton, dropdown, grid, master/detail görünümleri, liste, zengin metin ve calender destekliyor mu?
Evet.
Rakamsal alanlarda decimal kontrolü yapılabiliyor mu? 2 kuruş girilsin 3 girilemesin vs.
Evet.
Form üzerindeki alanların zorunlu alan olup olmaması yetki ile sağlanabiliyor mu?
Evet.
VPN veya web interface üzeridnen kontrol edilmeye izin veren bir altyapısı var mı?
Evet, farklı admin yetkileri tanımlabiliyor ve bu yetkiler için admin web arayüzleri mevcut.
SAP veya SQL Database connection providerlarını destekliyor mu?
Evet.
Dışarıdan SAP dahil herhangi bir WEB servisi call edebiliyor mu? (read. Örneğin: SAP’den gelen bir veri ile workflow tetiklenebiliyor mu?)
Evet.
Dışarıdan SAP dahil herhangi bir WEB servisi call edebiliyor mu? (write – örneğin SAP’de bir aksiyon başlatabiliyor mu?)
Evet.
SAP entegrasyonu batch ile de olabiliyor mu? (Mesela organizasyon hiyerarşisi ya da material master list çekilip güncellenmesi)
Evet.
Hangi sistemlere nasıl bağlanıyor? (SAP, Sharepoint, Outlook v.b. sistemlere provider ile mi bağlanıyor yoksa ODBC mi kullanıyor)
JDBC, email, web service, ftp/file, rest protocol ile farklı sistemlere bağlantı imkanları mevcuttur.
Bağlanılacak sistemler connection olarak tanıtılabiliyor mu?
Evet.
Bağlanılan sistemlere serbest query atılabiliyor mu?
Evet.
Activedirectory /LDAP desteği var mı? (Örneğin org hiyerarşilerini buradan alabiliyor mu?)
Evet.
Ölçeklenebilirlik
Sistem çok miktarda veri / kullanıcı / süreç ile aynı anda paralel çalışabiliyor mu? (Table loclar var mı v.b.)
Evet.
İzlenebilirlik
Giriş ayrı bir şifre ile mi yapılıyor, şifre güncelleme politikası bizim hedeflerimizle uygun mu?
Evet.
İşlemler loglanıyor mu? (Timestamp, IP, user)
Evet.
Güncelleme
Sisteme daha önce patch çıkarılmış mı? Nasıl apply ediliyor ve application zor mu veya veri kaybı riskine yol açabilecek bir süreç mi?
LiveCycle’a patchlerin uygulaması kolaydır ve şu ana kadar veri kaybı olayı yaşanmamıştır.
Sistemin destekleme politikası nasıl? On-line/ on-site destek alınabiliyor mu? Ek ücrete tabi mi v.b.
Online Destek fiyata dahildir. On-Site destek istendiği takdirde ayrıca Adam/Gün olarak ücretlendirilebiliyor gerek Adobe gerek Türkiye’deki destek sağlayan kurumlar tarafından.
İleriye yönelik release politikası nasıl?
Livecycle Enterprise Suite 9 geçtiğimiz günlerde release edildi. Adobe önümüzdeki yıllarda yeni versiyonlar ve yeni modüllerle ürünün serisini devam ettirecek. Yıllık maintenance yenilemesi yapıldığı takdirde çıkan her yeni versiyon ücretsiz olarak edinilebilecek.
Sistemi gelişriten / support eden ekip kaç kişi?
Sistem Adobe’nin developer ekibi tarafından geliştirilmekte olup, çok geniş bir ekip tarafından oluşturulmaktadır. İhtiyaçlarınız ve kurumunuza özel tailor-made çözümlerin analizi için aşağıdaki linkten direkt Adobe Developer ekibiyle iletişime geçebilirsiniz:
https://www.adobe.com/cfusion/mmform/index.cfm?name=livecycle&promoid=EWMIA
Murat Kuru ve Mehmet Doğruyol’a teşekkürler.
Süreçler tamamen scriptle yaratılabiliyor mu? (Süreç yaratma API üzerinden oluyor mu?)
Süreç akışı değiştiğinde önceki süreçlere dair veriler erişilebilir şekilde depolanmış olarak kalıyor mu?